10 Pasos para evitar que PowerPoint se convierta en un virus mortal

Durante la última década se ha vuelto cada vez más fácil ser un orador sobresaliente porque, como resultado de PowerPoint, los estándares de hablar en los negocios han disminuido hasta el punto en que la presentación promedio es mediocre en el mejor de los casos, pero a menudo tonterías aburridas. .

Las diapositivas generadas por computadora, no hay forma de describirlas como gráficos, han destruido la habilidad de hablar. La combinación de muy poco tiempo y la aparente facilidad de producir una presentación de PowerPoint significa que la mayoría de los discursos se han convertido en presentaciones de diapositivas narradas con la pantalla en el centro del escenario y el presentador a un lado.

Cada vez que se le pide a alguien que "haga una presentación" sale la computadora portátil, a menudo el día antes del discurso, y diapositiva tras diapositiva se llena de "viñetas" o alguna que otra "cita" o imagen escaneada en 10 puntos tipo. Estas son las notas del orador o, en muchos casos, el guión real porque lo leen a la audiencia.

Cinco minutos antes del final, el presentador se da cuenta de que 60 diapositivas en 30 minutos eran demasiado ambiciosas y, por lo tanto, pasa rápidamente las 40 diapositivas sobrantes a la diapositiva de cierre. Este ejercicio poco profesional fue totalmente inútil porque la audiencia ya estaba en coma de todos modos.

Al final del discurso, un colega se acercará al presentador y le pedirá una copia de la presentación que importará a su computadora portátil haciendo algunas sumas y restas y el virus se propagará. Por supuesto, a la mitad de su presentación aparecerá al menos una diapositiva que no tiene ningún sentido, dejando al presentador sin palabras.

¿Es esto cínico? Oh, cómo desearía que fuera. Sin embargo, es una gran noticia para ti. Siga algunas reglas simples e incluso si todavía está casado con PowerPoint, al menos puede convertirse en un orador competente. Pero ten cuidado. Incluso los mejores oradores profesionales han arruinado un gran discurso cuando se los persuadió de "modernizarse" y usar PowerPoint.

10 Steps to Avoid Ruining a Great Speech with PowerPoint.

1. Make time to write the speech before you create your PowerPoint presentation. If you don't have time to write a good speech, you are wasting your time speaking. 
2. What is the purpose of the speech? Decide what your message is. One message – the audience can't remember more than that. If they only remember one thing you said, what is it?
3. Make no more than three points to support your message and use stories and interesting facts to illustrate them.
4. Decide on your call to action which should be linked to the key message. If the audience only do one thing as a result of the speech, what is it?
5. Look at your speech and decide where a PowerPoint slide will help. If it won't help don't use one. Use as few slides as possible and think of slides as graphics. Text is not graphics; your notes should be on the lectern not the screen.
6. Aprenda a aprovechar al máximo PowerPoint. Haga que sus presentaciones parezcan profesionales, pero recuerde que es "Soporte audiovisual" para el evento principal: Your Speech.
7. Si es posible, coloque el proyector y la pantalla a un lado. Tú eres la estrella, las diapositivas son el espectáculo paralelo.
8. Recuerde estos dos consejos esenciales de PowerPoint. a) Presione la tecla "B" y la pantalla se pone "Negra". Presione cualquier tecla y volverá a aparecer la última diapositiva. Cuando haya terminado con una diapositiva "Negro" la pantalla hasta que necesite la siguiente diapositiva. b) Ingrese el "Número" de una diapositiva y luego "Enter" - para saltar a esa diapositiva. Si se le acaba el tiempo, salte a la diapositiva de cierre y termine.
9. Si es complejo o técnico, cree notas útiles o diagramas, así como la diapositiva. Puede usar la diapositiva de PowerPoint para hablar sobre el folleto. Pero recuerde que está creando herramientas audiovisuales para ayudarlo a comunicar su discurso.
10. Practica, practica, practica. Repase la presentación y asegúrese de que funcione con su discurso y a tiempo. Si una diapositiva parece redundante, probablemente lo sea. Cortar en lugar de agregar. No necesita una diapositiva para todo lo que dice; solo necesita una diapositiva para ayudar a comunicar lo que dice.

Copyright 2005 Richelle (Rikki) Arundel, Reino Unido. Acerca del autor: Fundador y primer presidente de la Asociación de oradores profesionales, Rikki Arundel es un orador principal, formador y escritor internacional y un experto en comunicaciones de marketing y ventas con una trayectoria impresionante. También es orgullosa y abiertamente transgénero, lo que le ha dado una comprensión única de las diferencias en la forma en que hombres y mujeres se comunican en los negocios.